La Administración de una Copropiedad tiene una responsabilidad fundamental: rendir cuenta documentada y pormenorizada de su gestión.
Para garantizar una convivencia organizada y una salud financiera adecuada, la Ley 21.442 exige como práctica esencial la planificación del gasto. Los condominios son organizaciones sin ánimo de lucro, y cada peso generado debe destinarse a su objeto social: el bien común.
1. Clasificación de Gastos Comunes
La Ley estructura los gastos ordinarios en cuatro categorías clave que todo administrador debe dominar para una correcta imputación contable:
Honorarios y remuneraciones del personal (conserjes, aseo, administrador), cotizaciones previsionales, y gastos de oficina (papelería, software).
Acciones preventivas para conservar bienes comunes: certificación de ascensores, mantención de bombas, aseo, lubricación de equipos y seguros.
Arreglo de desperfectos imprevistos o deterioros de los bienes comunes, o reemplazo de piezas/partes.
Servicios colectivos básicos: agua potable, energía eléctrica espacios comunes, gas, calefacción y telecomunicaciones.
2. Responsabilidades Contables
El administrador debe llevar la contabilidad del condominio de forma clara, transparente y, sobre todo, comprensible para los copropietarios.
2.1. Frecuencia de la Rendición
- Mensualmente: Ante el Comité de Administración.
- Ordinaria y al Término: Ante la Asamblea de Copropietarios.
La rendición debe incluir: detalle de ingresos/gastos, pago de cotizaciones (F-30), saldo de caja, cartolas bancarias y respaldo de seguros. Esta info debe estar disponible 24 horas antes de cualquier asamblea.
2.2. El Presupuesto Anual
Es obligación confeccionar un presupuesto estimativo para 12 meses. Este documento es la hoja de ruta financiera y debe considerar el promedio histórico de gastos y los proyectos de mantención futuros. Se debe enviar a la comunidad con 30 días de anticipación.
3. Cobranza y Morosidad
Los avisos de cobro firmados por el administrador tienen mérito ejecutivo. Esto significa que permiten iniciar un juicio rápido de cobro y embargo si es necesario.
Fondo Común de Reserva
Es el "ahorro" obligatorio del edificio para emergencias. Se forma con un recargo sobre el gasto común que no puede ser inferior al 5%. Estos recursos deben mantenerse en cuentas bancarias o instrumentos financieros seguros.
3.3. Suspensión de Servicios por Mora
Si un copropietario adeuda 3 o más cuotas (continuas o discontinuas), el administrador puede suspender el servicio eléctrico, de telecomunicaciones o calefacción.
*Nota: No se pueden suspender todos simultáneamente, debe elegirse uno. Tampoco se puede suspender en estado de catástrofe.
En ningún caso podrá cortarse el suministro eléctrico a unidades donde residan personas electrodependientes que cuenten con hospitalización domiciliaria y estén inscritas en el Registro de la Empresa Concesionaria.